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1. Libro de
Registro
El registro se realizará de modo automático, a partir del código de
barras, y en un libro único para la Biblioteca
Universitaria. No obstante, podrán imprimirse inventarios locales
si se considerase necesario.
Corresponderá, por lo tanto, un número de registro a unidad
bibliográfica (ejemplar, volumen o material correspondiente, incluyendo el
material Anexo, que se dará de alta como un ejemplar más, señalando, en la
signatura complementaria, el tipo de material).
El libro de registro se
imprimirá periódicamente en Ciudad Real, se encuadernará y será cotejado.
Los datos que aparecerán en
el libro de registro son: Número (código de barras), fecha del registro,
autor, título, lugar de edición, editor, fecha, centro de destino, volumen
(Sig. complementaria) y observaciones (Este último se completará
manualmente).
Los documentos que
estuvieran registrados manualmente (reconversiones, pendientes de
catalogación, etc.) se marcarán en el campo “Procedencia”, con la clave “R”,
con el fin de poder controlar, a efectos estadísticos, los que aparecen en
ambos registros.
2. Procedimiento de registro
2.1. Adquisición
2.1.1. Adquisición centralizada:
Al recibir el documento se dará de alta la copia
(En caso de haberse duplicado el título, se intentará dar de alta sobre el
registro del que ya cuelguen copias, o de aquel que más copias tenga), y
quedará registrado con el número de código de barras asignado por la
aplicación.
Sucursal: Se consignará la sucursal de destino del libro.
Ubicación: Se empleará la ubicación “PT” (Documento en
Proceso) que será modificada, una vez catalogado, por la ubicación
definitiva. Si al dar de alta el ejemplar desde adquisición centralizada, se
conociera la ubicación definitiva del ejemplar, se podrá consignar esta.
Tipo de ejemplar: En el momento de recibir el ejemplar, se podrá
asignar el tipo de copia correspondiente (PR, FI, etc.) si en la sección de adquisiciones
se tienen los datos suficientes para asignarla. Si no se puede, se utilizará
el tipo de copia “CA” que será modificado, una vez catalogado, por el tipo
definitivo.
Estado: Este campo se utilizará unicamente para marcar, con la clave correspondiente,
aquellos documentos que pertenezcan a una donación y/o colección que, sin
tener una ubicación propia, se desee poder localizar posteriormente (para
editar catálogos, p.e.). Se podrán, además, proponer unas claves para
localizar determinados documentos en situaciones concretas.
Procedencia: en la sección de adquisiciones se consignará la
procedencia (Se pueden añadir más claves además de las actuales)
Situación ejemplar: Salvo que el documento vaya a salir totalmente clasificado
y preparado de la sección de adquisiciones, se utilizará la clave
"A" (pre-circulación), a excepción de los posibles errores, para
los que se tendrá en cuenta lo indicado en el apartado 3 (bajas) de este
documento. (Se pueden añadir más claves además de las actuales)
Fecha de registro: La fecha de los registros no deberá modificarse
nunca, ya que queda reflejada en el libro de registro.
Nº de registro: Sólo se utilizará cuando el documento esté
registrado también manualmente (p.e. reconversiones o documentos pendientes
de catalogar antes del registro automatizado).
Signatura: Se dejará sin signatura hasta estar catalogado
(Salvo que en cada biblioteca se habilite un sistema para poder establecer la
signatura en la sección de adquisiciones)
Signatura suplementaria: Se dejará sin signatura hasta estar catalogado
(Salvo que en cada biblioteca se habilite un sistema para poder establecer la
signatura en la sección de adquisiciones)
2.1.2. Adquisiciones no centralizadas:
Según necesidad, se
procederá como en la adquisición centralizada (precatalogando, si es
preciso), o como en las donaciones, si no fuera necesario realizar
certificado de inventario.
2.1.3. Donaciones:
El documento se sellará en la sección de
adquisiciones, con un sello de donación con espacio para indicar el donante,
en el momento de su recepción. Al catalogarlo y darlo de alta, quedará
registrado y se escribirá el número correspondiente en la sección de proceso.
2.1.4. Bajas
Los ejemplares pueden darse de baja, fundamentalmente, por tres
motivos:
·
Pérdida o sustracción
·
Deterioro
grave
·
Error al darlo
de alta
Situación del
ejemplar:
·
Pre-circulación
·
Circulación
·
Perdido
·
Expurgado
Para dar de baja
cualquier ejemplar, utilizaremos esta opción, del modo siguiente:
1.
Todos los ejemplares
para dar de baja, pasarán a la situación de "perdido", con
localización "BAJ" (dar de baja)
2.
En el campo
"texto", que aparece al modificar una copia, pondremos el motivo de
la baja de modo sucinto, empleando los términos:
§
Pérdida o
sustracción
§
Deterioro
grave
§
Generado por
error
§
Otros términos
explicativos del motivo, del modo más breve posible
3.
El ejemplar
pasará a la situación de "Expurgado" una vez que se realicen los
partes de desafección correspondientes, que se realizarán conjuntamente para todos
los fondos de la
Biblioteca Universitaria, una vez pasados los plazos
convenientes para dar por desaparecido un ejemplar.
4.
Cuando el
ejemplar hubiera sido perdido por un usuario, y este lo reponga, se procederá
según se establece en el capítulo 3.8 del manual.
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