- Existen cinco bibliotecas, correspondientes a los cuatro campus y una más para otros centros. Cada biblioteca posee una serie de sucursales, dependiendo de la localización física de las bibliotecas, y puede tener, a su vez, sucursales que hacen referencia a colecciones concretas dentro de una sucursal física.

- Las sucursales de cada campus se numeran con dos dígitos y comienzan por el mismo. Las colecciones dentro de una sucursal se numeran añadiéndole un dígito al número de la sucursal.

- Se pueden añadir o eliminar sucursales, según surja la necesidad.

- Actualmente, los dígitos asociados a cada campus son:

§ 1X para Ciudad Real

§ 2X para Albacete

§ 3X para Toledo

§ 4X para Cuenca

§ 5X para otros centros

3.2. UBICACIONES

Dependiendo de la distribución de salas de cada biblioteca, existen ubicaciones que hacen referencia a estas y no son comunes a todas (0-9, Sala1, MAC1, etc.). Existen además ubicaciones reservadas a cada biblioteca, para que se haga el uso que se considere pertinente (LAB, LCR, LCU, LTO).

Las ubicaciones comunes a todas las bibliotecas son:

· SL: Sala de lectura, en general, para las bibliotecas que no puedan aplicar el sistema anterior. La leyenda será “Sala de lectura”.

· DE: Depósito. La leyenda será “Depósito”.

· HE: Hemeroteca. Se utilizará para las publicaciones periódicas. La leyenda será “Hemeroteca”.

· FL: Libros de la Sección Local y Regional. La leyenda será “Sección local”.

· ME: Mediateca (Disquetes, CD-ROM, discos...). La leyenda será “Mediateca”.

· MA: Maperos, para el material cartográfico que esté en los muebles maperos. La leyenda será “Maperos”

· FA: Fondo antiguo, con los libros anteriores a 1901 (a efectos catalográficos, independientemente de que pueda utilizarse esta ubicación para fondos anteriores al D.L. por motivos de política bibliotecaria). La leyenda será “Fondo Antiguo”

· SG: Para fondos adquiridos por los diversos servicios de la Universidad (Rectorado, Vicerrectorados, etc. incluidos), y que permanecerán en estos en depósito permanente. La leyenda será “Servicios Generales”

· DC: Para fondos que vayan a permanecer en depósito en centros o departamentos. La leyenda será “Depósito en centros”.

· VI: Vitrinas. se utilizará, temporalmente, para fondos que permanezcan en exposición, y se cambiará cuando estos vuelvan a su ubicación definitiva. La leyenda será “Vitrinas”.

· FP: Fondo profesional.

· PT: Documentos que permanecen en Proceso

· BJ: Ejemplares para dar de baja.

Las ubicaciones utilizadas para colecciones cerradas se mantendrán, pero no se utilizarán en adelante.

3.3. CRITERIOS DE UBICACIÓN

Los criterios generales recomendados para ubicar los ejemplares en sala o depósito serán los siguientes:

Sala:

Los manuales y el fondo recién adquirido, salvo algún ejemplar, en el caso de que existan suficientes y convenga preservar alguno.

Depósito:

• Fondos valiosos, escasos, difíciles de conseguir, etc.

• Fondos de investigación muy específicos.

• Fondos fuera de uso o en mal estado.

• Fotocopias

• Material de escaso uso

Cuando una biblioteca posea más de un depósito, con distinta accesibilidad, se considerará lo siguiente:

• Al depósito más accesible irán aquellos ejemplares que, aunque convenga retirar de las salas, o no quepan, sean de uso corriente, así como la literatura recomendada.

• Al menos accesible, aquellos que se utilicen menos, las donaciones y los adquiridos con fondos de investigación y muy específicos que sean de muy escasa consulta.

3.4. TIPO DE COPIA

· PR: Fondos prestables

· NP: Fondos no prestables. Sólo consulta en sala.

· FI: Fondos adquiridos con fondos de investigación

· DP: Fondos que permanecen en depósito permanente fuera de la biblioteca, tanto en centros o departamentos, como en servicios de la Universidad.

· ET: Fondos que estén excluidos de préstamo temporalmente.

· PD: Fondos que solo se presten durante un dia (Se habilitará la política de préstamo correspondiente)

· CA: Documento en proceso

Los criterios para decidir que tipo de copia se asignará a cada fondo serán, en términos generales, los siguientes:

NP: Aquellas que se establezcan como tales en la normativa de acceso. De modo orientativo, las siguientes:

• Obras en mal estado de conservación.

• Obras de referencia.

• Fondo antiguo (hasta 1899).

• Anteriores al D.L. (entre 1900 y 1957).

• Obras valiosas y difíciles de conseguir.

• En el caso de los manuales, 1 o 2 ejemplares de cada uno dependiendo de la cantidad que poseamos del mismo.

• Fotocopias

• Publicaciones periódicas

(Cuando, de varios ejemplares, se mande alguno a depósito, será este el que no se preste)

FI:

• Obras adquiridas con los Fondos de Investigación.

DP:

• Obras adquiridas con fondos de los diversos servicios de la universidad y destinadas al uso interno en los mismos, o con fondos de investigación, destinadas a permanecer en depósito en los centros o departamentos.

PR:

• El resto de los fondos.

3.5.SIGNATURAS

En términos generales, y sin perjuicio de las que ya se estén empleando en cada biblioteca, las signaturas se crearán siguiendo la norma siguiente:

· Para depósito, el término o letra identificativo del mismo (D, DS...), en mayúsculas, espacio en blanco y el Nº correspondiente (current, CDU, etc.)

· Para sala, el Nº de C.D.U. (auxiliado alfabeticamente si es preciso y lo más breve posible) correspondiente, más los datos alfabéticos necesarios.

· El número de tomo o volumen se transcribirá como tercera o cuarta línea de la signatura, a menos que se opte por consignar este dato como signatura complementaria.

3.5.1.SIGNATURA COMPLEMENTARIA

Cuando se opte por reflejar aquí los distintos volúmenes, se hará entre paréntesis siguiendo la regla siguiente:

· La v o t se omitirán y la secuencia se hará constar siempre con números arábigos.

Ejemplo: (1)

· En el caso de describir obras con volúmenes y tomos, se reflajarán estos detrás del volumen, con números romanos y separados por una coma.

Ejemplo: (1, IV)

· Cuando sea necesario hacer otro tipo de aclaración no referente a la división en volúmenes, se hará del modo más sencillo posible y sin paréntesis.

· El material Anexo, mapas, disquetes, etc. se considerará, a efectos de copias, como material independiente y se mandará a su ubicación correspondiente con carácterísticas propias, siempre que pueda ser desglosado físicamente. En estos casos se hará constar tal circustancia en la signatura complementaria.

Ejemplo:

Suc.	Reg.	Ubi.	Tipo	Sig.	Sig. Com.
11	65341	5	p	519 SMI	(1)
11	65341	5	p	519 SMI	(2)
11	65341	M	NP	CASETE 32	Casete

3.6.ESTADO

Este campo no se utilizará, pues el estado de los distintos materiales varía con el tiempo. Lo emplearemos para poder localizar colecciones y se crearán según necesidades.

3.7. PROCEDENCIA

A: Adquisición (todos los documentos comprados, independientemente del presupuesto)

D: Donación y canje

R: Reconvertidos

X: Repuesto por usuario o encontrado tras dar de baja (es decir, cualquier libro dado de baja y vuelto a incorporar)

(Cuando se trate de donaciones importantes, o del autor, se especificará en el campo de "Texto" o bien utilizaremos el de "Estado")

3.8 Casos especiales

- DEDICATORIAS, FIRMAS, ANOTACIONES, ETC.

Cuando la dedicatoria aparezca en materiales considerados como Fondo Antiguo (Publicado hasta 1958 inclusive) se reflejarlan en el campo 852 Localización/Signatura topográfica, tras el código de subcampo “v” anotaciones manuscritas.

En el resto de las obras se pone en el registro de copias, en el campo texto, con mayúsculas, de manera concisa :

DEDICADO POR .....
FIRMA AUTOGRAFA...
CON ANOTACIONES MANUSCRITAS...
Etc.

- EJEMPLARES PERDIDOS POR USUARIOS

Localización: dar de baja
Situación: perdido
Texto: PERDIDO POR USUARIO

El ejemplar repuesto. Se da de alta normal con procedencia “X” y en Texto: Reposición de usuario

- EJEMPLARES PERDIDOS

Localización: dar de baja
Estado : perdido
Texto: RECUENTO FECHA.

- EJEMPLARES EXPURGADOS

Localización: dar de baja
Situación : perdido
Texto: EXPURGADO.

(Tras la desafección se cambiará automáticamente la situación a Expurgado)

- EJEMPLARES QUE VUELVEN A APARECER DESPUÉS DE DARLES DE BAJA Y DESAFECTARLOS

Se vuelven a dar de alta de forma normal con la siguiente salvedad:

Procedencia: “X”
Texto: DADO DE BAJA Y DESAFECTADO Y VUELTO A DAR DE ALTA

- EJEMPLARES QUE SE GENERAN POR ERROR

Localización: dar de baja
Situación: perdido
Texto: DADO DE ALTA POR ERROR

- EJEMPLARES QUE SE ELIMINAN AL CONVERTIRSE EN VOLUMEN ENCUADERNADO

Localización: dar de baja
Situación del ejemplar: perdido
Texto: ELIMINADO POR ENCUADERNACIÓN

- ADENDAS, ANEXOS, FOLLETOS, ETC.

Dependiendo de su importancia intelectual y física y dejando la decisión a criterio del catalogador, se pueden tratar como material Anexo o como material independiente.

Si se tratan como material Anexo se dan de alta.

- LIBROS, FOLLETOS, ETC. QUE ACOMPAÑAN A MATERIALES ESPECIALES

(Se tratan así los considerados como material Anexo o complementario de los materiales especiales, no cuando son tan o más importante que los propios materiales especiales. En este caso se tratan de manera independiente o como material principal)

Se les da de alta con la signatura que corresponda según el centro catalogador, y en signatura suplementaria especificamos el tipo de material entre paréntesis y utilizando la palabra que mejor los defina, (GUÍA, LIBRO, FOLLETO, MANUAL), y siempre que el espacio disponible lo permita.

Tienen el mismo trato tanto si vienen dentro de la caja que contenga el material especial, como separado de esta.

A criterio del catalogador pueden ser objeto de descripción bibliográfica independiente.

(Cada biblioteca en particular decidirá su ordenación y conservación)

- MAPAS, PLANOS, TRANSPARENCIAS, LAMINAS, DIAGRAMAS, ETC.

Si aparecen aparte, en otra unidad física (carpeta, cuadernillo, etc.) Se les da de alta con la signatura que corresponda según el centro catalogador, y en signatura suplementaria se pone: PLANO, MAPA, LÁMINA, TRANS, DIAGRAMA, ETC.

Ejemplo (PLANO)

Si fueran más de uno se numerarían, 1,2...

Ejemplo (PLANO 1)

Tanto si aparecen en el volumen, dentro de una solapa o sueltos se les da de alta con la misma signatura que el material al que acompañan y en signatura suplementaria se pone (PLANO, MAPA, ETC.)

Si fueran más de uno se numerarían, 1,2...

Ejemplo (PLANO 1)

(Cada biblioteca en particular decidirá su ordenación y conservación)

- CONJUNTO DE DOCUMENTOS QUE FÍSICAMENTE APARECEN AGRUPADOS EN UNA CARPETA.

Se les da una signatura común a todos y se da de alta uno a uno. En signatura suplementaria se numeran (1), (2), etc. Si es necesario se especifica el tipo de material utilizando la palabra que mejor los defina (PLANO 1) (MAPA 1) (FOLLETO) (FOLLETO1)